Wer Zeitnachweise für Klienten prüft, kennt die Frage bei jedem Wochenende mit Arbeit: Steht dafür Ersatzruhe zu, und wie viel? Das Arbeitsruhegesetz gibt sie nur für die letzten 36 Stunden vor dem Arbeitsbeginn der nächsten Woche. Wer das von Hand nachrechnet, braucht für jeden Einsatz den Montag danach, den geplanten Beginn und den Teil der Arbeit, der in dieses Fenster fällt.

Ersatzruhe liest die Zeitnachweise ein, rechnet das Fenster für jeden Montag aus und schreibt das Ergebnis mit Begründung auf ein Blatt, das du dem Klienten geben kannst. Was beim Lesen unklar war, steht in den Hinweisen, und jede gelesene Zeit lässt sich ausbessern.

Die wichtigsten Funktionen

• 📄 Zeitnachweise einlesen: mehrere PDF-Dateien auf einmal, auch per Ziehen ins Fenster. Eine Zeile, bei der beim Lesen etwas unklar war, ist rot hinterlegt.
• ⏱️ Ersatzruhe nach § 6 ARG: je Tag, und beim Zeigen auf das Datum siehst du, ab wann das 36-Stunden-Fenster zählt. Fehlt der Zeitnachweis des Folgemonats, rechnet das Programm mit dem üblichen Montagsbeginn und markiert das Ergebnis als vorläufig.
• 💬 Erklärung je Wochenende: für jeden Samstag und Sonntag mit Arbeit der Satz, warum Ersatzruhe entsteht oder nicht.
• 😴 Tägliche Ruhezeit: Ruhezeiten unter elf Stunden nach § 12 Abs 1 AZG, mit dem fehlenden Ausmaß.
• 🌙 Zeiten für die Zuschläge: Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nach § 68 EStG, je Tag und als Summe des Monats. Nachtarbeit zählt in Blöcken ab drei Stunden, eine Pause mitten im Einsatz unterbricht den Block nicht. Überstunden stehen als Kandidaten da, weil der Zeitnachweis ihre Anordnung nicht belegt.
• 🧮 Arbeitszeitmodell je Mitarbeiter: Gleitzeit, Tagesgrenze, Normalarbeitszeit, Mehrarbeit bis 40 Stunden und Samstag im Rahmen. Das Modell wird gespeichert und beim nächsten Zeitnachweis wieder verwendet.
• 🖨️ Blatt für den Klienten: Du wählst, was draufkommt, von nur der Ersatzruhe bis zu Erklärungen und Rechtsgrundlage. Ein Blatt je Mitarbeiter, auch als PDF über Microsoft Print to PDF.
• 🔐 Verschlüsselte Daten: Namen und Sozialversicherungsnummern stehen nur verschlüsselt in einer Datei neben dem Programm. Auf Wunsch kommt ein Kennwort dazu.
• 💾 Ohne Installation: eine einzige EXE, kein Setup, nichts in der Registry. So läuft Ersatzruhe auch dort, wo du keine Programme installieren darfst.
• ❓ Erklärung an jedem Element: Bleibst du mit der Maus stehen, steht dort, was ein Feld bedeutet. Dazu eine Hilfe mit der Taste F1.

Für wen ist Ersatzruhe gemacht?

• Lohnverrechnung und Personalbüro, die Zeitnachweise für Klienten prüfen
• Wer Ersatzruhe, Ruhezeiten und Zuschlagszeiten nachvollziehbar belegen muss
• Wer in einer Firma arbeitet, in der keine Programme installiert werden dürfen

Gut zu wissen

• Ersatzruhe liest Zeitnachweise mit einer Zeile je Tag und den Spalten Tag, Wochentag, Beschreibung, Beginn, Ende, Stunden und Pause. Passt dein Aufbau nicht, schick über die Lösungsanfrage ein Beispiel ohne echte Namen.
• Das Programm rechnet nach Gesetz und Kollektivvertrag, ersetzt aber keine rechtliche Beratung. Die Ergebnisse sind zum Prüfen gedacht, bevor sie in die Lohnverrechnung gehen.