Wer Zeitnachweise für Klienten prüft, kennt die Frage bei jedem Wochenende mit Arbeit: Steht dafür Ersatzruhe zu, und wie viel? Das Arbeitsruhegesetz gibt sie nur für die letzten 36 Stunden vor dem Arbeitsbeginn der nächsten Woche. Wer das von Hand nachrechnet, braucht für jeden Einsatz den Montag danach, den geplanten Beginn und den Teil der Arbeit, der in dieses Fenster fällt.

MPayrollInput liest die Zeitnachweise ein, rechnet das Fenster für jeden Montag aus und schreibt das Ergebnis mit Begründung in einen Bericht, den du dem Klienten geben kannst. Was beim Lesen unklar war, steht in den Hinweisen, und jede gelesene Zeit lässt sich ausbessern.

Die wichtigsten Funktionen

• 📄 Zeitnachweise einlesen: mehrere Dateien auf einmal, als PDF, Excel oder CSV, auch per Ziehen ins Fenster. Das Programm liest Zeitnachweise mit einer Zeile je Tag und Monatsjournale mit allen Mitarbeitern in einer Datei und erkennt am Inhalt, welche es ist. Für andere Zeitsysteme legst du ein eigenes Lesemuster an einer Beispieldatei an und siehst sofort, was gelesen wird; Muster lassen sich als Datei weitergeben. Eine Zeile, bei der beim Lesen etwas unklar war, ist rot hinterlegt.
• ✍️ Handschriftliche Zeitaufzeichnungen: tippst du Tag für Tag ein, mit Kürzeln für Urlaub, Krankheit und Zeitausgleich; der Scan steht als Bild oder PDF daneben. Jede Zeitaufzeichnung wird als Datei gespeichert und wie ein PDF gerechnet und gedruckt.
• ⏱️ Ersatzruhe nach § 6 ARG: je Tag, und beim Zeigen auf das Datum siehst du, ab wann das 36-Stunden-Fenster zählt. Fehlt der Zeitnachweis des Folgemonats, rechnet das Programm mit dem üblichen Montagsbeginn und markiert das Ergebnis als vorläufig.
• 💬 Erklärung je Wochenende: für jeden Samstag und Sonntag mit Arbeit der Satz, warum Ersatzruhe entsteht oder nicht.
• 😴 Tägliche Ruhezeit: Ruhezeiten unter elf Stunden nach § 12 Abs 1 AZG, mit dem fehlenden Ausmaß.
• 🌙 Zeiten für die Zuschläge: Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nach § 68 EStG, je Tag und als Summe des Monats. Nachtarbeit zählt in Blöcken ab drei Stunden, eine Pause mitten im Einsatz unterbricht den Block nicht. Überstunden stehen als Kandidaten da, weil der Zeitnachweis ihre Anordnung nicht belegt.
• 🧮 Kollektivvertrag und Arbeitszeitmodell je Mitarbeiter: zwölf Kollektivverträge als Vorlage, zehn davon mit ihren Gehaltstabellen 2026, dazu Modelle mit Gleitzeit, Stunden je Wochentag, Samstag im Rahmen und Abgeltung. Ändert sich etwas, gilt der neue Stand ab dem gewählten Monat.
• 🖨️ Bericht für den Klienten: Du wählst, was draufkommt, von nur der Ersatzruhe bis zu Erklärungen und Rechtsgrundlage. Drucken, als PDF speichern oder in eine E-Mail kopieren, für einen, die angehakten oder alle Mitarbeiter.
• 📋 Aufstellung für die Personalverrechnung: eine eigene Seite je Mitarbeiter mit Arbeitszeit, Überstunden zu 50 und 100 Prozent, Nacht, Gleitzeit, Ersatzruhe und Nichtleistungszeiten.
• 💶 All-In-Deckungsprüfung: Einstufung nach der Gehaltstabelle des Kollektivvertrags, die Überzahlung gegen Überstunden, Mehrarbeit, Nachtzulage, Sonntags- und Feiertagszuschläge und den Gleitzeitüberhang, je Monat, Quartal oder Kalenderjahr. Dazu, wie viele Überstunden noch gedeckt sind, und der steuerfreie Teil nach § 68 EStG in Euro.
• 🔐 Verschlüsselte Daten: Namen und Sozialversicherungsnummern stehen nur verschlüsselt in einer Datei neben dem Programm. Auf Wunsch kommt ein Kennwort dazu.
• 💾 Ohne Installation: eine einzige EXE, kein Setup, nichts in der Registry. So läuft MPayrollInput auch dort, wo du keine Programme installieren darfst.
• ❓ Erklärung an jedem Element: Bleibst du mit der Maus stehen, steht dort, was ein Feld bedeutet. Dazu eine Hilfe mit der Taste F1.
• 🌓 Hell oder dunkel: Design und Schriftgröße von 80 bis 150 Prozent wählst du im Zahnrad, beides bleibt gemerkt.

Für wen ist MPayrollInput gemacht?

• Lohnverrechnung und Personalbüro, die Zeitnachweise für Klienten prüfen
• Wer Ersatzruhe, Ruhezeiten und Zuschlagszeiten nachvollziehbar belegen muss
• Wer in einer Firma arbeitet, in der keine Programme installiert werden dürfen

Gut zu wissen

• MPayrollInput liest Zeitnachweise mit einer Zeile je Tag und Monatsjournale fest eingebaut, andere Aufbauten über ein eigenes Lesemuster, auch aus Excel und CSV. Klappt das nicht, tipp die Zeiten von Hand ein oder schick über die Lösungsanfrage ein Beispiel ohne echte Namen.
• Das Programm rechnet nach Gesetz und Kollektivvertrag, ersetzt aber keine rechtliche Beratung. Die Ergebnisse sind zum Prüfen gedacht, bevor sie in die Lohnverrechnung gehen.