Support-Anrufe sauber dokumentiert, ohne Mehraufwand

Nach einem Support-Anruf ist die Dokumentation das, was am ehesten liegen bleibt. Gesprächsnotizen landen auf einem Zettel, der Zettel landet unter der Tastatur, und am Abend weiß niemand mehr, wie lange das Gespräch gedauert hat und was genau die Ursache war. MCall begleitet den Anruf von der ersten Sekunde an: Der Timer startet mit dem Eintrag, die Felder sind vorgegeben, und am Ende ist der Vorgang fertig dokumentiert.

Die wichtigsten Funktionen

• ⏱️ Zeiterfassung während des Anrufs: Mit dem neuen Eintrag startet der Timer. Beim Abschluss trägt MCall die tatsächliche Dauer selbst ein, statt dass du sie hinterher schätzen musst.
• 🪟 Schwebendes Timer-Fenster: Ein kleines Fenster bleibt im Vordergrund und lässt sich frei platzieren. Du siehst die laufende Zeit auch dann, wenn du in einem anderen Programm arbeitest.
• 📝 Einheitliche Felder für jeden Vorgang: Problemart, Beschreibung, Ursache und Lösung sind fest vorgegeben. Dadurch sehen alle Einträge gleich aus, egal wer sie geschrieben hat.
• 🏭 Anlagenauswahl mit Hinweisen: Du wählst Kunde und Anlage über ein Nachschlagefeld. Hinweisart und Hinweistext definierst du selbst. Ist zu einem Eintrag ein Hinweis hinterlegt, erscheint er sofort groß und farblich hervorgehoben oben im Fenster, etwa eine Besonderheit der Steuerung, ein bekanntes Problem oder die Ticketnummer, die dieser Kunde verlangt.
• 🔐 Anlagenliste verschlüsselt gespeichert: Die Anlagenliste liegt in einer eigenen, verschlüsselten Datei. Die Datei enthält keine Namen im Klartext.
• 🛠️ Anlagen direkt im Programm pflegen: Über die Anlagenverwaltung legst du neue Anlagen an, änderst oder löschst bestehende und hinterlegst je Anlage einen Hinweis. Eine Suche hilft dir auch bei mehreren hundert Einträgen.
• 🔄 Import und Export der Anlagenliste: Du exportierst die Liste als CSV, bearbeitest sie in Excel und liest sie wieder ein. Für die Weitergabe an Kollegen gibt es den verschlüsselten Export. Gespeichert wird immer verschlüsselt.
• 🗂️ Mehrere Anlagenlisten, je nach Einsatz: In den Einstellungen legst du fest, welche Anlagendatei geladen wird. So führst du getrennte Listen, etwa je Kundenstamm oder je Standort, und wechselst zwischen ihnen, ohne die Listen zu vermischen. Eine einzelne Liste fasst problemlos mehrere hundert Anlagen.
• 📊 Telefonprotokoll als CSV-Datei: Alle Einträge landen in einer CSV-Datei. Du öffnest sie in Excel, filterst, wertest aus oder gibst sie weiter, ohne an ein bestimmtes Programm gebunden zu sein. Das Protokoll schreibt dabei immer in die CSV-Datei, die in den Einstellungen hinterlegt ist. Wechselst du die Anlagenliste, läuft es in derselben Datei weiter, solange du den Pfad nicht ebenfalls umstellst. Jede Zeile trägt die Anlage, du filterst also in Excel nach Kunde, Zeitraum oder Verrechenbarkeit.
• 🌐 Gemeinsames Protokoll im Team: Legst du die CSV-Datei auf ein Netzlaufwerk, schreiben mehrere Mitarbeiter in dieselbe Datei. So entsteht ein gemeinsames Support-Protokoll.
• 👥 Gemeinsame Anlagenliste im Team: Legst du auch die Anlagendatei auf ein Netzlaufwerk, arbeiten alle mit derselben Liste. Legt ein Kollege eine Anlage an oder ändert einen Hinweis, steht das nach spätestens zehn Sekunden auch bei dir in der Auswahl, ohne Neustart. Speichern zwei von euch gleichzeitig, führt MCall beide Änderungen zusammen, statt eine zu überschreiben. Nur wenn ihr dieselbe Anlage verschieden geändert habt, fragt es, welche Fassung gilt.
• 🎨 Anpassbare Bedienoberfläche: Du wählst zwischen hellem und dunklem Design und stellst die Schriftgröße von 80 bis 150 Prozent ein, auch mit Strg und Mausrad. Die Farben der Start- und Stop-Schaltflächen legst du selbst fest, und auf Wunsch merkt sich MCall die Fensterposition.
• ❓ Hilfe direkt im Programm: Über das Zahnrad oder mit F1 öffnest du eine Hilfe, die jede Funktion erklärt. Jedes Feld und jeder Knopf sagt dir außerdem, wozu er da ist, sobald du mit der Maus darauf zeigst.
• 🖥️ Infobereich und Autostart: Beim Schließen legt sich MCall neben die Uhr und bleibt einsatzbereit. Auf Wunsch startet es automatisch mit Windows.
• 🎒 Läuft ohne Datenbank: MCall speichert alles in Dateien und braucht keinen Server. Die Installation erfolgt im Benutzerprofil, Administratorrechte sind nicht erforderlich.

Für wen ist MCall gemacht?

MCall passt überall dort, wo Support-Anrufe nachvollziehbar dokumentiert werden sollen, ohne dass ein großes Ticketsystem nötig ist. Geht es zusätzlich um die Fehlersuche selbst, also welche Punkte du in welcher Reihenfolge prüfst und was dabei herauskam, führt dich MOV_Manager durch den Ablauf.

• Techniker im telefonischen Anlagensupport
• Service- und Instandhaltungsabteilungen
• Kleine Support-Teams ohne eigenes Ticketsystem
• Betriebe, die Supportzeiten belegbar abrechnen müssen
• Einzelpersonen, die ihre Einsätze sauber festhalten wollen

So einfach funktioniert es

• Anruf beginnt: Du legst einen neuen Eintrag an, wählst die Anlage und der Timer startet. Ein hinterlegter Hinweis zur Anlage erscheint sofort.
• Gespräch läuft: Du füllst Problemart, Beschreibung und Ursache aus, während der schwebende Timer die Zeit mitzählt.
• Anruf beendet: Du trägst die Lösung ein und schließt ab. MCall ergänzt die Dauer und schreibt den Vorgang in die CSV-Datei.

Belegbare Supportzeiten statt geschätzter Werte

• Belegbare Supportzeiten statt geschätzter Werte
• Jeder Vorgang ist gleich aufgebaut und dadurch vergleichbar
• Bekannte Besonderheiten einer Anlage stehen sofort auf dem Schirm
• Kundendaten bleiben verschlüsselt und nicht im Klartext lesbar
• Auswertung in Excel, ohne Bindung an ein Fremdsystem
• Kein Server, keine Datenbank, keine Administratorrechte

Lade MCall herunter, trage deine Anlagen ein und dokumentiere den nächsten Support-Anruf, während er läuft.

Aus der Praxis: Wie sich MCall mit den anderen Werkzeugen zu einem durchgehenden Ablauf verbinden lässt, vom Anruf bis zum fertigen Nachweis, steht im Ratgeber Vom Anruf zum Prüfprotokoll.