Wer Zeitnachweise für Klienten prüft, beantwortet jeden Monat dieselben Fragen: Welche Stunden sind Überstunden, gebühren 50 oder 100 Prozent, was davon ist nach § 68 EStG begünstigt, und deckt das All-In-Gehalt das noch ab? Von Hand heißt das: Gleitzeitrahmen und Tagesgrenze auf jeden Tag anwenden, die Zuschläge des Kollektivvertrags zuordnen und die Überzahlung gegen die Mehrleistungen rechnen.

MPayrollInput liest die Zeitnachweise ein, rechnet all das je Mitarbeiter nach seinem Kollektivvertrag und Arbeitszeitmodell und schreibt das Ergebnis mit Begründung in einen Bericht, den du dem Klienten geben kannst. Was beim Lesen unklar war, steht in den Hinweisen, und jede gelesene Zeit lässt sich ausbessern.

Die wichtigsten Funktionen

• ⏱️ Überstunden und Mehrarbeit: je Tag, mit Uhrzeit. Außerhalb des Gleitzeitrahmens ist jede Stunde eine Überstunde, im Rahmen die Zeit über der Tagesgrenze. Ohne Gleitzeit kommt zuerst die Mehrarbeit des Kollektivvertrags, bei Teilzeit die Mehrarbeit nach § 19d AZG mit 25 Prozent. Überstunden stehen als Kandidaten da, weil der Zeitnachweis ihre Anordnung nicht belegt.
• 🌙 Zuschläge nach Kollektivvertrag und § 68 EStG: 50 oder 100 Prozent je Stunde, getrennt nach Abs 1 und Abs 2, dazu die begünstigten Überstunden des Jahres. Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit je Tag und als Summe; Nachtarbeit zählt in Blöcken ab drei Stunden zwischen 19 und 7 Uhr. Die Nachtzulage des Kollektivvertrags steht extra, mit einem Hinweis, wenn Nachtarbeit regelmäßig vorkommt.
• 📈 Gleitzeit: Rahmen, Tagesgrenze und Samstag stellst du im Modell ein. Das Programm rechnet Gutstunden und Gleitzeitkonto Monat für Monat weiter und zeigt, was am Ende der Periode über der Übertragungsgrenze liegt.
• 💶 All-In-Deckungsprüfung: Einstufung nach der Gehaltstabelle des Kollektivvertrags, die Überzahlung gegen Überstunden, Mehrarbeit, Nachtzulage, Sonntags- und Feiertagszuschläge und den Gleitzeitüberhang, je Monat, Quartal oder Kalenderjahr. Dazu, wie viele Überstunden noch gedeckt sind, und der steuerfreie Teil nach § 68 EStG in Euro.
• 📋 Aufstellung für die Personalverrechnung: eine eigene Seite je Mitarbeiter mit Arbeitszeit, Überstunden zu 50 und 100 Prozent, was auszuzahlen ist, Nacht, Gleitzeit, Zeitguthaben, Ersatzruhe und Nichtleistungszeiten.
• 📄 Zeitnachweise einlesen: mehrere Dateien auf einmal, als PDF, Excel oder CSV, auch per Ziehen ins Fenster. Das Programm liest Zeitnachweise mit einer Zeile je Tag und Monatsjournale mit allen Mitarbeitern in einer Datei und erkennt am Inhalt, welche es ist. Für andere Zeitsysteme legst du ein Lesemuster an: Das Programm erkennt an einer Beispieldatei selbst Tageszeilen, Spalten, Mitarbeiter und Monat, sagt dir, was noch fehlt, und du siehst sofort, was gelesen wird. Muster lassen sich als Datei weitergeben. Eine Zeile, bei der beim Lesen etwas unklar war, ist rot hinterlegt.
• 📂 Einen ganzen Klienten auf einmal: Wähl oben den Klienten, dann liest das Programm alle Zeitnachweise aus seinem Ordner samt Unterordnern ein. Du musst keine Dateien mehr zusammensuchen.
• 🔎 Suchen in jeder Liste: Strg+F blendet ein Suchfeld ein. Ohne Haken bleiben nur die passenden Zeilen stehen, mit Haken springst du mit F3 von Treffer zu Treffer. Wochentage findest du als „Sonntag“ und als „So“.
• ✅ Ohne Speichern-Knopf: Was du in Klienten, Mitarbeitern, Modellen oder Kollektivverträgen änderst, wird von selbst gesichert, sobald du das Feld verlässt. Schließt du ein Fenster mit offenen Änderungen, fragt es vorher.
• ✍️ Handschriftliche Zeitaufzeichnungen: tippst du Tag für Tag ein, mit Kürzeln für Urlaub, Krankheit und Zeitausgleich; der Scan steht als Bild oder PDF daneben. Jede Zeitaufzeichnung wird als Datei gespeichert und wie ein PDF gerechnet und gedruckt.
• 😴 Ersatzruhe und Ruhezeit: Ersatzruhe nach § 6 ARG für Arbeit in den 36 Stunden vor dem Arbeitsbeginn der nächsten Woche, mit einem Satz je Wochenende, warum sie entsteht oder nicht. Dazu Ruhezeiten unter elf Stunden nach § 12 Abs 1 AZG.
• 🧮 Kollektivvertrag und Arbeitszeitmodell je Mitarbeiter: zwölf Kollektivverträge als Vorlage, zehn davon mit ihren Gehaltstabellen 2026, dazu Modelle mit Gleitzeit, Stunden je Wochentag, Samstag im Rahmen und Abgeltung. Ändert sich etwas, gilt der neue Stand ab dem gewählten Monat. Bei Arbeitern steht überall Lohn statt Gehalt.
• 🔍 Gegenprobe: Beim Monatsjournal vergleicht das Programm seine Überstunden, die Teilzeit-Mehrarbeit und den Saldo Ersatzruhe mit dem, was das Journal selbst ausweist, und meldet Abweichungen.
• 🖨️ Bericht für den Klienten: Du wählst, was draufkommt, von den Zeiten für die Zuschläge bis zu Erklärungen und Rechtsgrundlage. Drucken, als PDF speichern oder in eine E-Mail kopieren, für einen, die angehakten oder alle Mitarbeiter.
• 🔐 Verschlüsselte Daten: Namen und Sozialversicherungsnummern stehen nur verschlüsselt in einer Datei neben dem Programm. Auf Wunsch kommt ein Kennwort dazu.
• 💾 Ohne Installation: eine einzige EXE, kein Setup, nichts in der Registry. So läuft MPayrollInput auch dort, wo du keine Programme installieren darfst.
• ❓ Erklärung an jedem Element: Bleibst du mit der Maus stehen, steht dort, was ein Feld bedeutet. Dazu eine Hilfe mit der Taste F1.
• 🌓 Hell oder dunkel: Design und Schriftgröße von 80 bis 150 Prozent wählst du im Zahnrad, beides bleibt gemerkt.

Für wen ist MPayrollInput gemacht?

• Lohnverrechnung und Personalbüro, die Zeitnachweise für Klienten prüfen
• Wer Überstunden, Zuschläge und die Deckung von All-In-Verträgen nachvollziehbar belegen muss
• Wer in einer Firma arbeitet, in der keine Programme installiert werden dürfen

Gut zu wissen

• MPayrollInput liest Zeitnachweise mit einer Zeile je Tag und Monatsjournale fest eingebaut, andere Aufbauten über ein eigenes Lesemuster, auch aus Excel und CSV. Klappt das nicht, tipp die Zeiten von Hand ein oder schick über die Lösungsanfrage ein Beispiel ohne echte Namen.
• Das Programm rechnet nach Gesetz und Kollektivvertrag, ersetzt aber keine rechtliche Beratung. Die Ergebnisse sind zum Prüfen gedacht, bevor sie in die Lohnverrechnung gehen.